Press release atau siaran pers adalah alat komunikasi yang digunakan untuk mengumumkan berita penting kepada media dan publik. Menulis press release yang efektif adalah kunci untuk mendapatkan perhatian media dan memastikan pesanmu sampai dengan jelas. Berikut adalah langkah-langkah untuk membuat press release yang baik dan benar.
1. Tentukan Tujuan dan Audiens
Sebelum mulai menulis, tentukan tujuan utama press release dan audiens yang ingin dijangkau. Apakah tujuannya untuk mengumumkan peluncuran produk baru, acara penting, atau pencapaian perusahaan? Mengetahui tujuan dan audiens akan membantumu menyusun pesan yang tepat dan menarik.
2. Gunakan Format yang Tepat
Format standar press release biasanya meliputi elemen-elemen berikut:
- Header: Sertakan nama perusahaan atau organisasi di bagian atas dengan logo jika memungkinkan. Judul press release harus jelas dan mencolok.
- Tanggal dan Lokasi: Sertakan tanggal dan lokasi penulisan press release di bawah header.
- Judul Utama (Headline): Buat judul yang singkat, jelas, dan menarik perhatian. Judul harus mencerminkan inti dari berita yang akan disampaikan.
- Subjudul (Optional): Tambahkan subjudul jika diperlukan untuk memberikan informasi tambahan atau penjelasan lebih lanjut.
- Lead Paragraph (Paragraf Pembuka): Paragraf pertama harus mencakup informasi dasar berupa siapa, apa, kapan, di mana, mengapa, dan bagaimana. Ini adalah bagian yang paling penting karena menentukan apakah jurnalis akan terus membaca.
- Body (Isi): Sampaikan informasi lebih detail dalam paragraf berikutnya. Sertakan kutipan dari sumber yang relevan, statistik, dan informasi tambahan yang mendukung berita.
- Boilerplate: Berikan informasi singkat tentang perusahaan atau organisasi di akhir press release. Ini menjelaskan latar belakang perusahaan dan bisa membantu jurnalis memahami konteks berita.
- Kontak Media: Sertakan informasi kontak untuk media, seperti nama, telepon, email, dan alamat. Ini memungkinkan jurnalis menghubungi kamu untuk pertanyaan lebih lanjut.
3. Tulis dengan Jelas dan Ringkas
Gunakan bahasa yang jelas, ringkas, dan bebas dari jargon yang tidak perlu. Hindari penggunaan kalimat panjang dan kompleks. Pastikan setiap paragraf mengandung informasi yang relevan dan mudah dipahami.
- Gunakan Gaya Jurnalistik: Tulis dengan gaya yang objektif dan faktual, seperti yang biasa digunakan dalam berita. Hindari bahasa yang terlalu promosi atau subjektif.
- Fokus pada Berita Utama: Pastikan fokus utama dari press release terlihat jelas dan tidak tenggelam dalam informasi tambahan. Berita utama harus segera terlihat di paragraf pembuka.
4. Sertakan Kutipan yang Relevan
Kutipan dari orang yang terlibat dalam berita, seperti eksekutif perusahaan, ahli industri, atau pihak terkait, dapat menambah kredibilitas dan memberikan perspektif tambahan. Pastikan kutipan relevan dengan berita dan menambahkan nilai pada press release.
5. Revisi dan Edit
Setelah menulis press release, lakukan revisi dan edit untuk memastikan tidak ada kesalahan tata bahasa, ejaan, atau fakta. Periksa apakah semua informasi relevan telah disertakan dan apakah pesan tersampaikan dengan jelas. Minta pendapat dari orang lain jika perlu.
6. Distribusikan dengan Tepat
Setelah press release siap, distribusikan ke daftar media yang sesuai. Kamu bisa menggunakan layanan distribusi press release atau mengirimkannya langsung ke jurnalis atau outlet berita yang relevan. Pastikan untuk mengirimkan press release pada waktu yang tepat, biasanya beberapa hari sebelum tanggal berita utama.
Membuat press release yang baik dan benar memerlukan pemahaman tentang format, penulisan yang jelas dan ringkas, serta distribusi yang efektif. Dengan mengikuti langkah-langkah ini, kamu dapat meningkatkan peluang press release-mu mendapatkan perhatian media dan mencapai audiens yang tepat. Ingatlah untuk selalu fokus pada berita utama dan menyajikan informasi dengan cara yang menarik dan informatif.
