Mengapa bekerja begitu keras dan mengapa Anda merasa tidak mampu mengikutinya? Merasa kewalahan di tempat kerja tidak hanya memengaruhi minggu kerja anda. Hal ini dapat mempengaruhi semua bidang kehidupan anda. Syukurlah, ada cara untuk menghentikan kewalahan ini, dan mencegahnya agar tidak terjadi lagi di masa depan.
Berikut adalah 10 langkah untuk memprioritaskan tugas anda, menjadi lebih produktif, menghemat waktu Anda dan berhenti merasa kewalahan di tempat kerja.
#1: Berhenti dan jadwalkan waktu untuk meninjau tugas dan kewajiban pekerjaan anda
Sebagai langkah awal sebelum menyelami berbagai hal, luangkan sedikit waktu untuk merapikan dan menata ruang kerja Anda. Meja dan kantor yang terorganisir akan membantu menciptakan ruang mental yang terorganisir agar lebih produktif. Beri diri Anda waktu minimal satu jam, tetapi Anda mungkin memerlukan lebih banyak tergantung beban kerja dan tanggung jawab yang perlu Anda tinjau.
#2: Buatlah daftar tugas anda
Setelah Anda memiliki blok waktu tanpa gangguan, mulailah menuliskan semua tugas dan proyek yang perlu Anda kerjakan. Jangan khawatir untuk mencantumkannya dalam urutan tertentu. Tujuannya di sini adalah untuk membuang segala sesuatu yang ingin Anda atasi dan lacak.
#3: Mulailah dengan tugas dengan prioritas tertinggi dan bagi menjadi langkah-langkah yang dapat ditindaklanjuti yang diperlukan untuk menyelesaikannya.
Pada titik ini Anda akhirnya memiliki daftar tugas yang diprioritaskan sepenuhnya yang perlu Anda dedikasikan waktu untuk menyelesaikannya. Sekarang, saatnya menentukan dengan tepat bagaimana Anda akan menangani setiap tugas. Mulailah dengan tugas utama Anda dan bagi menjadi langkah-langkah tindakan tepat yang diperlukan untuk menyelesaikannya. Ulangi proses ini untuk setiap tugas. Ini penting karena kini Anda dapat menyesuaikan jadwal dan merencanakan jumlah waktu yang tepat untuk setiap tugas.
#4: Jadwalkan waktu dalam hari anda untuk menyelesaikan setiap langkah yang dapat ditindaklanjuti
Jadwalkan satu jam, blok waktu tanpa gangguan dalam hari Anda untuk mengimbangi langkah tindakan anda. Fokuslah pada langkah individu dan abaikan semua gangguan lain seperti email, telepon, dan rekan kerja. Fokus hanya pada satu langkah yang dapat ditindaklanjuti dalam satu waktu. Perlu diingat, multitasking bukanlah teman Anda! Kerja yang terfokus dan mendalam akan membantu Anda menjalankan langkah-langkah yang dapat ditindaklanjuti dalam waktu yang lebih singkat dari biasanya
#5: Setelah Anda menyelesaikan tugas dengan prioritas tertinggi, ulangi proses dengan tugas berikutnya.
Saat Anda sudah menyelesaikan tugas A dan tugas tingkat B, istirahat sejenak dan nikmati momennya. Berapa lama sebenarnya waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut setelah anda membagi setiap tugas menjadi langkah-langkah yang dapat ditindaklanjuti. Setelah Anda meluangkan sedikit waktu untuk merenungkan kemajuan anda, lanjutkan ke tugas tingkat berikutnya.
#6: Mulailah setiap pagi dengan meninjau tugas-tugas utama anda hari itu
Anda telah meluangkan waktu untuk membuat daftar tugas yang diprioritaskan. Kemudian anda membagi tugas-tugas tersebut menjadi langkah-langkah yang dapat ditindaklanjuti yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap tugas. Kemungkinan besar, prioritas anda akan berubah dan berkembang seiring dengan selesainya beberapa tugas dan penambahan tugas baru.
#7: Belajar mengatakan tidak
Waktu anda penting. Penting untuk melindungi waktu anda sehingga anda dapat fokus menyelesaikan langkah-langkah tindakan yang anda jadwalkan. Tanpa gangguan atau terjebak dalam proyek yang tidak terlalu membutuhkan perhatian Anda.
#8: Jadwalkan pertemuan berdekatan
Rapat sering kali tersebar sepanjang hari. Artinya, anda tidak dapat membatasi waktu rapat secara efektif karena fokus anda adalah mempersiapkan rapat dan menyelesaikan segala hal yang belum terselesaikan setelah rapat. Dengan menjadwalkan rapat secara berdekatan, Anda dapat meluangkan lebih banyak waktu untuk pekerjaan yang fokus dan tanpa gangguan.
#9: Berikan jeda di antara blok waktu yang dijadwalkan
Istirahat itu penting. Mereka memungkinkan anda untuk kembali fokus dan tetap produktif sepanjang hari. Seperti yang disoroti dalam artikel di Psychology Today ini, istirahat: Sangat penting untuk kesehatan fisik dan emosional kita
#10: Beri bahan bakar pada tubuh Anda Makanan lezat yang membuat Anda ketagihan menyebabkan lonjakan kadar glukosa darah, sehingga memberikan ledakan energi tiba-tiba yang anda dambakan. Masalahnya adalah lonjakan ini akan turun dengan cepat sehingga membuat anda merasa lelah dan lesu. Dan menginginkan lebih banyak makanan olahan dan bergula.
