Dalam teori komunikasi, organisasi atau kelompok tidak hanya berkembang dalam aspek fisik dan operasional, tetapi juga dalam cara mereka berkomunikasi. Setiap perubahan dalam struktur organisasi, teknologi, atau budaya juga memengaruhi dinamika komunikasi. Dalam konteks ini, Steady State, Growth State, dan Change State adalah konsep yang relevan untuk memahami bagaimana komunikasi dalam suatu organisasi dapat berubah, berkembang, atau stabil tergantung pada situasi yang dihadapi.
1. Steady State dalam Teori Komunikasi
Steady state dalam teori komunikasi mengacu pada keadaan di mana proses komunikasi dalam organisasi berjalan dengan stabil dan efektif. Di tahap ini, pola komunikasi sudah mapan, dengan saluran dan struktur komunikasi yang jelas dan diakui oleh seluruh anggota organisasi. Tidak banyak perubahan dalam cara informasi dipertukarkan, sehingga komunikasi berlangsung dengan lancar dan tanpa hambatan berarti.
- Ciri-ciri Komunikasi di Steady State:
- Saluran komunikasi yang sudah jelas dan teratur, seperti rapat rutin, email, atau platform kolaborasi.
- Hubungan antarindividu atau tim stabil, dengan komunikasi yang efektif dan efisien.
- Pesan disampaikan dengan jelas, dengan sedikit gangguan atau miskomunikasi.
- Prosedur komunikasi formal dipatuhi dan jarang mengalami perubahan.
- Contoh: Di sebuah perusahaan yang sudah mapan, tim sering mengadakan rapat mingguan yang terstruktur dengan agenda yang konsisten. Semua karyawan mengetahui siapa yang harus dihubungi jika ada masalah, dan alur komunikasi berjalan lancar melalui saluran yang sudah ada.
Pada fase steady state, tujuan utama organisasi adalah mempertahankan komunikasi yang stabil ini untuk menjaga efisiensi dan konsistensi.
2. Growth State dalam Teori Komunikasi
Growth state dalam teori komunikasi menggambarkan fase di mana organisasi mengalami peningkatan dalam volume, kompleksitas, dan intensitas komunikasi. Ketika organisasi berkembang, baik dari segi ukuran, jumlah karyawan, atau jangkauan pasar, kebutuhan komunikasi juga meningkat. Di fase ini, organisasi mulai menggunakan alat komunikasi baru, memperluas saluran komunikasi, dan menambah tim komunikasi untuk menangani pertumbuhan yang pesat.
- Ciri-ciri Komunikasi di Growth State:
- Peningkatan frekuensi komunikasi antar tim atau departemen seiring pertumbuhan.
- Penggunaan teknologi baru seperti software kolaborasi atau aplikasi manajemen proyek untuk mengelola komunikasi yang lebih kompleks.
- Penambahan personel atau divisi komunikasi untuk memastikan informasi tersebar dengan baik di seluruh organisasi.
- Meningkatnya kebutuhan akan komunikasi yang lebih terstruktur karena adanya ekspansi atau pengembangan tim baru.
- Contoh: Sebuah startup yang sedang berkembang pesat mungkin mulai menggunakan aplikasi kolaborasi seperti Slack, Microsoft Teams, atau Zoom untuk memfasilitasi komunikasi antara karyawan di berbagai lokasi atau negara. Jumlah percakapan meningkat karena adanya tim baru, proyek tambahan, dan kebutuhan untuk koordinasi lebih intensif.
Komunikasi di growth state sering kali bersifat lebih dinamis dan intens, membutuhkan adaptasi terhadap saluran dan alat baru yang mendukung pertumbuhan.
3. Change State dalam Teori Komunikasi
Change state dalam teori komunikasi menggambarkan fase ketika organisasi mengalami perubahan besar yang memengaruhi cara komunikasi berlangsung. Perubahan ini bisa disebabkan oleh faktor internal seperti restrukturisasi, perubahan kepemimpinan, atau transformasi digital, atau oleh faktor eksternal seperti perubahan regulasi atau teknologi baru. Pada fase ini, komunikasi sering kali mengalami gangguan sementara sebelum menyesuaikan diri dengan keadaan baru.
- Ciri-ciri Komunikasi di Change State:
- Adanya peralihan dalam saluran komunikasi, seperti pengenalan alat komunikasi baru atau perubahan struktur tim komunikasi.
- Ketidakpastian atau kebingungan sementara terkait bagaimana informasi harus disampaikan dalam situasi yang berubah.
- Diperlukan strategi komunikasi baru untuk mengelola transisi, termasuk pelatihan atau sosialisasi untuk memastikan semua anggota organisasi memahami perubahan yang terjadi.
- Fokus pada komunikasi internal yang kuat untuk menjaga transparansi dan mengurangi resistensi terhadap perubahan.
- Contoh: Ketika sebuah perusahaan yang sebelumnya beroperasi secara fisik beralih ke model kerja jarak jauh, cara komunikasi harus berubah drastis. Karyawan perlu beradaptasi dengan alat komunikasi baru seperti platform video conferencing, dan mungkin ada kebingungan dalam penyesuaian awal. Manajer komunikasi mungkin harus menyediakan panduan dan pelatihan untuk memastikan karyawan memahami dan bisa menggunakan teknologi baru tersebut secara efektif.
Change state dalam komunikasi adalah fase kritis di mana organisasi harus mampu mengelola perubahan dengan baik untuk mencegah miskomunikasi, kebingungan, atau penurunan produktivitas.
Kesimpulan
Ketiga tahap — Steady State, Growth State, dan Change State — sangat relevan dalam konteks teori komunikasi, khususnya dalam memahami bagaimana dinamika komunikasi berkembang seiring dengan perubahan di dalam organisasi. Setiap tahap memiliki tantangan dan kebutuhan yang berbeda dalam hal pengelolaan komunikasi. Steady State memprioritaskan stabilitas dan efisiensi, Growth State fokus pada pengelolaan komunikasi yang lebih kompleks, sementara Change State menekankan pentingnya adaptasi dan penyesuaian dalam menghadapi perubahan besar.
Mengelola komunikasi dengan baik dalam setiap tahap ini adalah kunci untuk menjaga kelancaran operasional dan mendukung kesuksesan organisasi dalam jangka panjang.
